.

Корисні посилання

 

 

Календар свят і подій.










Головна arrow Новини arrow Новини arrow Про виконання плану розвитку архівної справи у 2017 році
Про виконання плану розвитку архівної справи у 2017 році
22.01.18
arhiv.jpg
Архівний відділ є виконавчим органом Охтирської міської ради, який відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства на території м. Охтирка

З грудня  2004 року архівний відділ розташовано  у пристосованих приміщеннях.

Приміщення сухі, вентильовані, опалення центральне, освітлення штучне, встановлені закриті світильники. У кабінеті є решітка на вікні. В архівосховищах вікна відсутні, вхідні двері металеві, між іншими архівосховищами міжкімнатні. Стелажне обладнання металеве та дерев’яне.

 У 2017 році нове стелажне обладнання не придбавалось.

Документи постійного зберігання 100-відсотково закартоновані.

Умови зберігання документів в архівному відділі відповідають вимогам:

документи НАФ та документи з особового складу ліквідованих підприємств знаходяться на зберіганні в окремих архівосховищах; документи НАФ розміщені на металевих стелажах, документи з особового складу – на металевих та дерев’яних стелажах.

Фізичний стан документів добрий, регулярно проводиться вологе прибирання в архівосховищах.

В приміщеннях архівного відділу установлено пожежну сигналізацію

(листопад 2007 року), охоронну сигналізацію (червень 2008 року). У 2016 році нове архівосховище обладнано охоронною сигналізацією. Сигналізації знаходяться в робочому стані і працюють.

В архівному відділі з 01.06.2016 року є дві штатні одиниці: начальник архівного відділу та головний спеціаліст архівного відділу. 

Відповідно до ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та згідно з планом розвитку архівної справи на 2017 рік працівники архівного відділу протягом звітного періоду здійснювали власні (самоврядні) та делеговані повноваження у галузі архівної справи і діловодства:

- делеговані повноваження: підпункт 4 пункту 2 статті 38, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території;

- власні (самоврядні) повноваження: підпункт 10 пункту 1а статті 38 централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду)

 

З метою виконання делегованих повноважень протягом звітного року працівники архівного відділу забезпечували збереження та облік документів НАФ, створювали науково-довідковий апарат до документів, проводили експертизу цінності документів, контролювали організацію зберігання документів НАФ в архівах  підприємств, установ і організацій міста.

Так, у 2017 році спеціалістом архівного відділу упорядковано 430 справ за 2015 рік, з них: 243 справи постійного зберігання та 187 справи з особового складу юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають справи на державне зберігання до архівного відділу  Охтирської міської ради, а саме:

1. Міської ради та її виконавчого комітету;

2. Відділу культури Охтирської міської ради;

3. Відділу освіти Охтирської міської ради;

4. Управління фінансів Охтирської міської ради;

5. Охтирської міжрайонної державної податкової інспекції;

6. Охтирського коледжу Сумського національного аграрного університету;

7. Державного навчального закладу

    «Охтирський центр професійно-технічної освіти»;

8. Охтирської гімназії Охтирської міської ради;

9. Охтирської ЗОШ № 1 І-ІІІ ступенів Охтирської міської ради;

10. Охтирської міської організації ветеранів;

11. Комунального закладу «Охтирська центральна районна лікарня»;

12. Архівного відділу Охтирської міської ради.

 

Упорядковані документи внесені до 13 описів справ постійного зберігання та 24 описи справ з особового складу та звільнених працівників , які погоджені на засіданнях ЕПК Державного архіву.

 

Щорічно  на зберігання до архівного відділу приймаються документи  вищезазначених установ списку № 1, справи обліковуються та картонуються. У 2017 році до архівного відділу передані на зберігання 376 справ постійного зберігання (при плануванні 180) за 2011 рік, які поповнили відповідно 11 фондів та утворили 1 новий фонд (управління Держгеокадастру в Охтирському районі) управлінської документації. Через ліквідацію управління Держгеокадастру в Охтирському районі позапланово прийняті на зберігання 114 справи за 1996-2015 роки .

 

          Таким чином, станом на 01.01.2018 року в архівному відділі зберігаються документи НАФ, які утворили 26 фонди у кількості  6076 справ.

 

         Крім того, в архівному відділі зберігаються 5 фондів справ  особового походження, які складаються з 62 одиниць зберігання у кількості 112 документів. Це друковані видання, автобіографії, фотографії, періодичні видання за різні роки з надрукованими в них творами охтирських поетес та поетів Катерини Квітчастої, Галини Будянської, Ніни Багатої, Анатолія Дудченка, Миколи Вереса. У 2017 році нові документи особового походження надійшли 3 справи (4 документи)  поета М. Вереса.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами НАФ складає 90 відсотків.

         З метою виконання власних повноважень у 2017 році на зберігання до Трудового архіву прийняті документи від 11 ліквідованих приватних підприємств, установ та виконавчих органів міської ради у кількості  332 справ, які утворили 8 нових фонди та поповнили 3 фонди. На документи з особового складу  складено описи справ з особового складу, які схвалено на засіданнях ЕК архівного відділу:    

 

                                               

 з/п

Назва установи

За які роки

Кіль

кість справ

Фонди неза

леж

ності

Фонд новий/

попов

нений

1 квартал

 

 

1

Архівний відділ Охтирської міської ради

2016

4

Так

Поповн

2

Товариство з обмеженою відповідальністю «Телерадіокомпанія «Рекорд»

2005-2014

2

Так

Новий

3

Мале приватне підприємство «Ритм»

1996-2012

6

Так

Новий

4

Управління економіки та інвестиційної політики Охтирської міської ради

2004-2016

40

Так

Новий

Разом

52

 

 

 

2 квартал

 

 

5

Товариство з обмеженою відповідальністю «АГРІ-ЛТД»

2007-2008

2

Так

Новий

6

Дочірнє підприємство «Гранд» Малого приватного підприємства «Ритм»

2001-2009

2

Так

Поповн

 

Разом за 2 квартал

4

 

 

 

3 квартал

 

 

7

Охтирська районна санітарно-епідеміологічна станція

1969-2012

102

-

Новий

8

Управління фінансів Охтирської міської ради

2015-2016

12

Так

Поповн

 

Разом

114

-

 

 

4 квартал

 

 

9

Орендний торгово-комерційний магазин № 52  «Товари повсякденного попиту»

1992-1995

1

Так

Новий

10

Приватне підприємство «Компютерно -інформаційні системи»

2

Так

Новий

11

Відкрите акціонерне товариство «Брок-Енергія» Охтирська філія

1997-2017

159

Так

Новий

 

Разом

162

 

 

 

Разом за рік

332

 

 

 

В архівосховищах зберігаються документи окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України:

за 2002, 2006, 2007, 2012, 2014,2015  роки - справи з особового складу;

за 2012 рік (225 боксів), 2014 рік (221 бокс) – справи тимчасового зберігання.

На даний час у архівосховищі Трудового архіву зберігаються документи  157 фондів з особового складу ліквідованих підприємств міста у кількості 7138 справ.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами з особового складу ліквідованих підприємств складає 95 відсотків.

 

         Таким чином, в архівному відділі та Трудовому архіві знаходяться на зберіганні разом - 188 фондів у кількості 13276 справ постійного зберігання, особового походження та з особового складу ліквідованих підприємств міста.  

         Одним із напрямків роботи архівного відділу є використання інформації, що міститься в документах НАФ та з особового складу.

Щорічно направляються інформаційні листи щодо наявності та надходження документів НАФ та ліквідованих організацій, підприємств та установ міста  в управління Пенсійного фонду України в м. Охтирці та Охтирському районі.  

В архівному відділі розглядаються звернення громадян згідно з графіком прийому громадян. Працівники відділу  забезпечують вчасне виконання запитів соціально-правового характеру згідно з заявами громадян та юридичних осіб. В порівнянні з минулим роком кількість звернень зменшилась:

          у 2017 році надійшло  356  звернень громадян та юридичних осіб

(у 2014  – 734; у 2013  – 543, у 2015  – 687, у 2016-564), на виконання яких підготовлено довідки соціально-правового характеру, витяги із рішень та копії рішень виконавчого комітету та сесій міської ради; з них:

 

-         з позитивною відповіддю –   343 довідок;

-         з рекоменда­цією звернути­ся за місцем знаходження документів – 13  довідок;

-         на особистому прийомі громадян прийнято  229  заяв.

Наступним напрямком роботи архівного відділу є формування НАФ, експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівах установ, підприємств і організацій.

Так на 11 засіданнях ЕК у 2017 році опрацьовано та схвалено  108 документів (номенклатур справ; положень про архіви та ЕК організацій, підприємств, установ міста; актів «Про вилучення для знищення документів, не внесених доНаціонального архівного фонду»; описів справ постійного зберігання та з особового складу).

На виконання Плану заходів програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ архівним відділом Охтирської міської ради на 2015-2019 роки здійснено перевірку наявності документів НАФ в Охтирської міської організаці ветеранів.

За результатами перевірки складено Акт перевіряння наявності і стану справ постійного зберігання фонду № 37 Охтирської міської організації ветеранів, який затверджено головою міської організації ветеранів.

 

Згідно з актом

- перевірка проводилась з 26.06 по 27.06.2017 року;

- в організації ветеранів (фонд № 37) за описом № 1 (продовження) справ постійного зберігання є в наявності 25 справ з 2012 року по 2015 рік (включно);

- справи постійного зберігання зберігаються в металевому сейфі та шафі в кабінеті голови організації ветеранів.

         Також складено Акт перевіряння наявності і стану справ постійного зберігання фонду № 37  Охтирської міської організації ветеранів, що зберігаються в архівному відділі. Згідно з актом в архівосховищі архівного відділу є в наявності 126 справ  постійного зберігання з 1987 року по 2011 рік (включно).

Всі справи НАФ в наявності, тому що в тимчасове користування справи не видавались. 

Протягом звітного періоду спеціалістом архівного відділу здійснено 4  тематичні перевірки.

Одночасно надавались індивідуальні консультації та методичні рекомендації відповідальним за діловодство та архівну справу в організаціях, установах та на підприємствах міста:

Управління Держгеокадастру

Товариство з обмеженою відповідальністю «Телерадіокомпанія «Рекорд»

 Повне товариство «Ломбард Лисенко, Сєдих і Лебедєв»

Охтирська дитяча художня школа ім. Т.Г. Шевченка

Нафтогазовидобувне управління «Охтирканафтогаз»

Охтирський міськрайонний суд

Заклад професійно-технічної освіти Охтирський учбово-спортивний центр Товариства сприяння обороні України

ПАТ «Охтирський пивоварний завод»

Мале приватне підприємство «Ритм» м. Охтирка

Дочірнє підприємство «Гранд» Малого приватного підприємства

«Ритм» м. Охтирка.

Товариство з обмеженою відповідальністю «АГРІ» ЛТД  м. Охтирка.

Охтирська  районна санітарно – епідеміологічної станція

Комунальна установа «Охтирський міський територіальний центр соціального обслуговування населення».

ТОВ «Енергетична альтернатива – 7».

Охтирська  міська державна лікарня  ветеринарної медицини

Охтирський міськрайонний  центр зайнятості.

Охтирська  філія Товариства з обмеженою відповідальністю «Брок-Енергія»

Приватне підприємство «Компютерно -інформаційні системи»

Орендний торгово-комерційний магазин № 52  «Товари повсякденного попиту»

управління соціального захисту населення 

 

Начальник архівного відділу                                   О.В. Шевченко


 

 
< Попередня   Наступна >

 

Надіслати електронне звернення Надіслати електронне звернення
Надіслати електронне звернення


Оголошення

Перед проведенням майбутніх виборів Президента України СБУ закликає мешканців та гостей Сумщини бути уважними та обережними
 
19 лютого 2019 року о 10.00 годині в приміщенні міської ради відбудеться зустріч  з представниками квартальних комітетів щодо інформування наслення про нагальні питання територіальної громади міста. 
 
Український культурний фонд оголосив нові грантові програми  на 2019 рік
 
Графік прийому громадян депутатами Охтирської міської ради 3 18.02.2019 по 24.02.2019
Детальніше...
 
За пропозицією голови постійної комісії з питань містобудування, регулювання земельних відносин та охорони навколишнього середовища засідання комісії перенесено на 9.00 годину 20.02.2019
 
Для жителів Сумської області при Сумській обласній державній адміністрації працює безкоштовна «гаряча лінія», за якою можна звернутися з усіх проблемних питань: 66-33-77, 0-800-301-501. Час роботи: ПН-ПТ з 8:00 - 18:00.