.

Корисні посилання

 

 

Календар свят і подій.










Головна arrow Новини arrow Новини arrow Про виконання плану розвитку архівної справи у 2017 році
Про виконання плану розвитку архівної справи у 2017 році
22.01.18
arhiv.jpg
Архівний відділ є виконавчим органом Охтирської міської ради, який відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства на території м. Охтирка

З грудня  2004 року архівний відділ розташовано  у пристосованих приміщеннях.

Приміщення сухі, вентильовані, опалення центральне, освітлення штучне, встановлені закриті світильники. У кабінеті є решітка на вікні. В архівосховищах вікна відсутні, вхідні двері металеві, між іншими архівосховищами міжкімнатні. Стелажне обладнання металеве та дерев’яне.

 У 2017 році нове стелажне обладнання не придбавалось.

Документи постійного зберігання 100-відсотково закартоновані.

Умови зберігання документів в архівному відділі відповідають вимогам:

документи НАФ та документи з особового складу ліквідованих підприємств знаходяться на зберіганні в окремих архівосховищах; документи НАФ розміщені на металевих стелажах, документи з особового складу – на металевих та дерев’яних стелажах.

Фізичний стан документів добрий, регулярно проводиться вологе прибирання в архівосховищах.

В приміщеннях архівного відділу установлено пожежну сигналізацію

(листопад 2007 року), охоронну сигналізацію (червень 2008 року). У 2016 році нове архівосховище обладнано охоронною сигналізацією. Сигналізації знаходяться в робочому стані і працюють.

В архівному відділі з 01.06.2016 року є дві штатні одиниці: начальник архівного відділу та головний спеціаліст архівного відділу. 

Відповідно до ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та згідно з планом розвитку архівної справи на 2017 рік працівники архівного відділу протягом звітного періоду здійснювали власні (самоврядні) та делеговані повноваження у галузі архівної справи і діловодства:

- делеговані повноваження: підпункт 4 пункту 2 статті 38, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території;

- власні (самоврядні) повноваження: підпункт 10 пункту 1а статті 38 централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду)

 

З метою виконання делегованих повноважень протягом звітного року працівники архівного відділу забезпечували збереження та облік документів НАФ, створювали науково-довідковий апарат до документів, проводили експертизу цінності документів, контролювали організацію зберігання документів НАФ в архівах  підприємств, установ і організацій міста.

Так, у 2017 році спеціалістом архівного відділу упорядковано 430 справ за 2015 рік, з них: 243 справи постійного зберігання та 187 справи з особового складу юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають справи на державне зберігання до архівного відділу  Охтирської міської ради, а саме:

1. Міської ради та її виконавчого комітету;

2. Відділу культури Охтирської міської ради;

3. Відділу освіти Охтирської міської ради;

4. Управління фінансів Охтирської міської ради;

5. Охтирської міжрайонної державної податкової інспекції;

6. Охтирського коледжу Сумського національного аграрного університету;

7. Державного навчального закладу

    «Охтирський центр професійно-технічної освіти»;

8. Охтирської гімназії Охтирської міської ради;

9. Охтирської ЗОШ № 1 І-ІІІ ступенів Охтирської міської ради;

10. Охтирської міської організації ветеранів;

11. Комунального закладу «Охтирська центральна районна лікарня»;

12. Архівного відділу Охтирської міської ради.

 

Упорядковані документи внесені до 13 описів справ постійного зберігання та 24 описи справ з особового складу та звільнених працівників , які погоджені на засіданнях ЕПК Державного архіву.

 

Щорічно  на зберігання до архівного відділу приймаються документи  вищезазначених установ списку № 1, справи обліковуються та картонуються. У 2017 році до архівного відділу передані на зберігання 376 справ постійного зберігання (при плануванні 180) за 2011 рік, які поповнили відповідно 11 фондів та утворили 1 новий фонд (управління Держгеокадастру в Охтирському районі) управлінської документації. Через ліквідацію управління Держгеокадастру в Охтирському районі позапланово прийняті на зберігання 114 справи за 1996-2015 роки .

 

          Таким чином, станом на 01.01.2018 року в архівному відділі зберігаються документи НАФ, які утворили 26 фонди у кількості  6076 справ.

 

         Крім того, в архівному відділі зберігаються 5 фондів справ  особового походження, які складаються з 62 одиниць зберігання у кількості 112 документів. Це друковані видання, автобіографії, фотографії, періодичні видання за різні роки з надрукованими в них творами охтирських поетес та поетів Катерини Квітчастої, Галини Будянської, Ніни Багатої, Анатолія Дудченка, Миколи Вереса. У 2017 році нові документи особового походження надійшли 3 справи (4 документи)  поета М. Вереса.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами НАФ складає 90 відсотків.

         З метою виконання власних повноважень у 2017 році на зберігання до Трудового архіву прийняті документи від 11 ліквідованих приватних підприємств, установ та виконавчих органів міської ради у кількості  332 справ, які утворили 8 нових фонди та поповнили 3 фонди. На документи з особового складу  складено описи справ з особового складу, які схвалено на засіданнях ЕК архівного відділу:    

 

                                               

 з/п

Назва установи

За які роки

Кіль

кість справ

Фонди неза

леж

ності

Фонд новий/

попов

нений

1 квартал

 

 

1

Архівний відділ Охтирської міської ради

2016

4

Так

Поповн

2

Товариство з обмеженою відповідальністю «Телерадіокомпанія «Рекорд»

2005-2014

2

Так

Новий

3

Мале приватне підприємство «Ритм»

1996-2012

6

Так

Новий

4

Управління економіки та інвестиційної політики Охтирської міської ради

2004-2016

40

Так

Новий

Разом

52

 

 

 

2 квартал

 

 

5

Товариство з обмеженою відповідальністю «АГРІ-ЛТД»

2007-2008

2

Так

Новий

6

Дочірнє підприємство «Гранд» Малого приватного підприємства «Ритм»

2001-2009

2

Так

Поповн

 

Разом за 2 квартал

4

 

 

 

3 квартал

 

 

7

Охтирська районна санітарно-епідеміологічна станція

1969-2012

102

-

Новий

8

Управління фінансів Охтирської міської ради

2015-2016

12

Так

Поповн

 

Разом

114

-

 

 

4 квартал

 

 

9

Орендний торгово-комерційний магазин № 52  «Товари повсякденного попиту»

1992-1995

1

Так

Новий

10

Приватне підприємство «Компютерно -інформаційні системи»

2

Так

Новий

11

Відкрите акціонерне товариство «Брок-Енергія» Охтирська філія

1997-2017

159

Так

Новий

 

Разом

162

 

 

 

Разом за рік

332

 

 

 

В архівосховищах зберігаються документи окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України:

за 2002, 2006, 2007, 2012, 2014,2015  роки - справи з особового складу;

за 2012 рік (225 боксів), 2014 рік (221 бокс) – справи тимчасового зберігання.

На даний час у архівосховищі Трудового архіву зберігаються документи  157 фондів з особового складу ліквідованих підприємств міста у кількості 7138 справ.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами з особового складу ліквідованих підприємств складає 95 відсотків.

 

         Таким чином, в архівному відділі та Трудовому архіві знаходяться на зберіганні разом - 188 фондів у кількості 13276 справ постійного зберігання, особового походження та з особового складу ліквідованих підприємств міста.  

         Одним із напрямків роботи архівного відділу є використання інформації, що міститься в документах НАФ та з особового складу.

Щорічно направляються інформаційні листи щодо наявності та надходження документів НАФ та ліквідованих організацій, підприємств та установ міста  в управління Пенсійного фонду України в м. Охтирці та Охтирському районі.  

В архівному відділі розглядаються звернення громадян згідно з графіком прийому громадян. Працівники відділу  забезпечують вчасне виконання запитів соціально-правового характеру згідно з заявами громадян та юридичних осіб. В порівнянні з минулим роком кількість звернень зменшилась:

          у 2017 році надійшло  356  звернень громадян та юридичних осіб

(у 2014  – 734; у 2013  – 543, у 2015  – 687, у 2016-564), на виконання яких підготовлено довідки соціально-правового характеру, витяги із рішень та копії рішень виконавчого комітету та сесій міської ради; з них:

 

-         з позитивною відповіддю –   343 довідок;

-         з рекоменда­цією звернути­ся за місцем знаходження документів – 13  довідок;

-         на особистому прийомі громадян прийнято  229  заяв.

Наступним напрямком роботи архівного відділу є формування НАФ, експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівах установ, підприємств і організацій.

Так на 11 засіданнях ЕК у 2017 році опрацьовано та схвалено  108 документів (номенклатур справ; положень про архіви та ЕК організацій, підприємств, установ міста; актів «Про вилучення для знищення документів, не внесених доНаціонального архівного фонду»; описів справ постійного зберігання та з особового складу).

На виконання Плану заходів програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ архівним відділом Охтирської міської ради на 2015-2019 роки здійснено перевірку наявності документів НАФ в Охтирської міської організаці ветеранів.

За результатами перевірки складено Акт перевіряння наявності і стану справ постійного зберігання фонду № 37 Охтирської міської організації ветеранів, який затверджено головою міської організації ветеранів.

 

Згідно з актом

- перевірка проводилась з 26.06 по 27.06.2017 року;

- в організації ветеранів (фонд № 37) за описом № 1 (продовження) справ постійного зберігання є в наявності 25 справ з 2012 року по 2015 рік (включно);

- справи постійного зберігання зберігаються в металевому сейфі та шафі в кабінеті голови організації ветеранів.

         Також складено Акт перевіряння наявності і стану справ постійного зберігання фонду № 37  Охтирської міської організації ветеранів, що зберігаються в архівному відділі. Згідно з актом в архівосховищі архівного відділу є в наявності 126 справ  постійного зберігання з 1987 року по 2011 рік (включно).

Всі справи НАФ в наявності, тому що в тимчасове користування справи не видавались. 

Протягом звітного періоду спеціалістом архівного відділу здійснено 4  тематичні перевірки.

Одночасно надавались індивідуальні консультації та методичні рекомендації відповідальним за діловодство та архівну справу в організаціях, установах та на підприємствах міста:

Управління Держгеокадастру

Товариство з обмеженою відповідальністю «Телерадіокомпанія «Рекорд»

 Повне товариство «Ломбард Лисенко, Сєдих і Лебедєв»

Охтирська дитяча художня школа ім. Т.Г. Шевченка

Нафтогазовидобувне управління «Охтирканафтогаз»

Охтирський міськрайонний суд

Заклад професійно-технічної освіти Охтирський учбово-спортивний центр Товариства сприяння обороні України

ПАТ «Охтирський пивоварний завод»

Мале приватне підприємство «Ритм» м. Охтирка

Дочірнє підприємство «Гранд» Малого приватного підприємства

«Ритм» м. Охтирка.

Товариство з обмеженою відповідальністю «АГРІ» ЛТД  м. Охтирка.

Охтирська  районна санітарно – епідеміологічної станція

Комунальна установа «Охтирський міський територіальний центр соціального обслуговування населення».

ТОВ «Енергетична альтернатива – 7».

Охтирська  міська державна лікарня  ветеринарної медицини

Охтирський міськрайонний  центр зайнятості.

Охтирська  філія Товариства з обмеженою відповідальністю «Брок-Енергія»

Приватне підприємство «Компютерно -інформаційні системи»

Орендний торгово-комерційний магазин № 52  «Товари повсякденного попиту»

управління соціального захисту населення 

 

Начальник архівного відділу                                   О.В. Шевченко


 

 
< Попередня   Наступна >

 

Надіслати електронне звернення Надіслати електронне звернення
Надіслати електронне звернення


Оголошення


ТОВ «БРОКЕНЕРГІЯ» (Охтирська ТЕЦ) повідомляє, що з 20.08.2018 р. по 23.08.2018 р. на теплових мережах міста повторно будуть проводитися гідравлічні випробування. Усім абонентам необхідно відключити свої дільниці тепломережі з метою запобігання пошкоджень систем теплопостачання, затоплення водою будівель і споруд, а також організувати постійний нагляд на період випробувань.

 
Для організації футбольних тренувань та ігор на футбольному полі в міському парку, недопущенння випадків непорозумінь між гравцями, просимо всіх бажаючих подати свої заявки для формування графіку роботи майданчика з штучним покриттям
Детальніше...
 
Інформаційне повідомлення про проведення громадського обговорення щодо встановлення погруддя Ахтирченку М.І.  на Алеї Слави у місті Охтирка
 
Графік прийому громадян депутатами Охтирської міської ради з 20.08.2018 по 26.08.2018
Детальніше...
 
21 серпня 2018 року о 9.00 годині в залі засідань міської ради відбудеться засідання виконавчого комітету
Детальніше...
 
22 серпня о 09.00 в залі засідань міської ради відбудеться пленарне засідання 49 сесії міської ради